Odkładanie na później (czyli prokrastynacja) spraw, którymi powinniśmy zająć się od razu to przekleństwo wielu ludzi, którzy oddaliby królestwo i ze trzy królewny, żeby się tego pozbyć. A tymczasem rozwiązanie jest tak banalne, że chyba już łatwiej być nie może.
Prokrastynacja to (dziwka) zjawisko, z którym zmaga się chyba większość ludzi. Ja w każdym razie walczyłem z tym odkąd pamiętam, a dokładnie od momentu chyba jeszcze w podstawówce, kiedy zrozumiałem, że „zdolni ale leniwi” nie mają wcale gorzej „od zdolnych i pracowitych”, a właściwie to mają lepiej, bo i tak zdążą zrobić to co mają zrobić, a w pierwszej kolejności mogą zająć się rzeczami przyjemnymi, na które naprawdę maja ochotę.
Przetestowałem taki model działania będąc chyba w 7 lub 8 klasie i okazało się, że działa perfekcyjnie. Z resztą w podstawówce, mógłbym sporo sobie odpuścić i jechać na tzw. opinii, bo rok w rok zdawałem z czerwonym paskiem (na świadectwie, nie na tyłku) i nagrodą. W liceum natomiast stwierdziłem, że warto uczyć się jednak tych przedmiotów, które mogą mi się w życiu przydać, a nie wszystkich.
Poza tym postanowiłem przetestować bycie „zdolnym ale leniwym” w pełni, choć tak naprawdę w ogóle nie chodziło o bycie leniwym tylko priorytety. A moim priorytetem, oprócz tego co zwykle jest najistotniejsze dla nastolatka, była muzyka i granie w zespole, a nie matematyka czy chemia. Liceum skończyłem, poszedłem na studia (dziennikarstwo – a starsi koledzy dziennikarze mówili – Marek daj sobie spokój z tymi studiami, lepiej idź na filologię, no ale nie posłuchałem. Niestety mieli rację). Na studiach (każdych kolejnych, bo trochę postudiowałem) odkładanie na później przychodzi jeszcze łatwiej i jakoś zawsze się zdąży na czas – kto studiował (a dziś chyba każdy coś studiował) ten wie.
W pracy odkładanie na później przychodzi jeszcze łatwiej, zwłaszcza jeśli ma się dużo zadań, to zawsze znajdzie się coś lepszego do zrobienia niż to co powinno się zrobić w pierwszej kolejności, ale tak się składa, że akurat na to mamy najmniejszą ochotę.
I tu podpowiedź numer 1 – zazwyczaj są to duże tematy i mamy świadomość, że skończenie takiego projektu zajmie nam sporo czasu. Zwykle nie odkładamy rzeczy małych prawda?
Zwykle miałem w pracy dużo spraw, a kiedy np. zarządzałem kilkoma zespołami, na dodatek zlokalizowanymi w kilkunastu krajach, to już w ogóle roboty było mnóstwo. Ogarniałem to sprawnie i nawet moja szefowa powiedziała kiedyś, że jestem jak procesor Intela – wielowątkowy (no dobra, ona powiedziała „multitasking is your superpower”, ja natomiast nieco zmieniłem jej wypowiedź bo ta o procesorze po prostu lepiej brzmi). Owszem, prowadziłem po kilkanaście projektów jednocześnie, które generowały po kilkadziesiąt problemów, wyzwań, spotkań, telefonów, wyjazdów, itd. No w takim tłoku to już w ogóle prokrastynacja przychodzi z łatwością.
Niestety prokrastynacja generuje też zupełnie niepotrzebny stres. Przynajmniej u mnie, bo jeśli coś robię to muszę to albo zrobić najlepiej jak umiem, albo nie robić tego wcale. A kiedy robi się coś na ostatnia chwilę, to często pojawia się uczucie niedosytu, niepokoju, że można było coś zrobić lepiej i więcej, choć tu powody są tez bardziej personalne, zależne od osoby – każdy z nas jest najsurowszym sędzią samego siebie, już mój własny departament samooceny składa się chyba z sadystów z przeszłością w Schutzstaffel. Nic przyjemnego, poważnie.
Pierwsza sytuacja z brzegu – przygotowanie prezentacji na konferencję gdzieś w Europie. Wiem, że zajmie mi to dłuższą chwilę, ale z drugiej strony ponieważ znam temat dobrze, to tez wiem, że aż tak dużo czasu nie będę potrzebował. A poza tym mam sporo innych pilnych rzeczy. Do wyjazdu mam tydzień, postanawiam więc że zajmę się tym w piątek, bo to taki spokojniejszy dzień. Otóż okazuje się, że akurat nie, bo przecież piątek to idealny dzień na serię pożarów i dramatów. No dobra to zajmę się tym w weekend. Ale weekend jest jednak od odpoczywania. I tak weekend mija na odpoczywaniu, które jest średniej jakości bo tworzyszy mi świadomość wiszącego tematu do załatwienia, więc w końcu coś próbuję zrobić i zaczynam mieć dwa uczucia – podekscytowania bo lubię to robić i od razu pojawia się pomysł na całość prezentacji. Uczucie drugie – kur** nie zdążę, za dużo wymyśliłem. No i zacyzna się wyścig z czasem, a przecież oprócz tego mam zwykłe obowiązki, których nie mogę odłożyć, np. kilkanaście rozmów tzw. statusowych w kilkunastoma osobami. No cóż, nie przypadkiem mam na imię Marek i jestem z tych nocnych. No i tak właśnie dzień pracy wydłuża się niemiłosiernie do późnych godzin nocnych. W środę wylot, a ostatnie poprawki (bo mój własny departament samooceny cały czas zgłasza poprawki i podsuwa wątpliwości) robię w hotelu, wieczorem. Prezentacja przebiega bardzo dobrze, wyszło tak jak miało wyjść, a ja powtarzam sobie jedno z najgłupszych zdań jakie wymyśliła ludzkość (zaraz po „więcej już nie piję”) „następnym razem zajmę się tym wcześniej”. Aha, na pewno.
Mój pierwszy pomysł na zmianę zawierał w sumie dwa składniki. Po pierwsze zajęcie się tylko jedną rzeczą w danej chwili. Ale żeby to zrobić musiałem usunąć wszelkie „rozpraszacze”. Z tym jest jednak mały problem, a właściwie kilka. Wyciszenie telefonu, a najlepiej go wyłączyć. Zamknięcie serwisów społecznościowych, ale przeglądarka się przyda więc i pokusa zostanie. Zamknięcie klienta poczty elektronicznej – no ale jak, przecież jeśli coś się wydarzy to powinienem o tym wiedzieć i zareagować. No i w końcu najgorsze – ludzie, którzy przychodzą z problemami, prośbami, sprawami do załatwienia już teraz, bo za 30 minut będą już jak pożary w Australii. To jest najtrudniej wyeliminować i kiedy miałem naprawdę coś dużego wymagającego skupienia wówczas pracowałem z domu, co podnosiło moją efektywność o jakieś 7832 % normy dziennej. No ale pracodawcy lubią mieć swoje owieczki w zagrodach, więc home office jest przywilejem dostępnym „raz na jakiś czas”, a szkoda, bo pracodawca mógłby zrobić sobie dobrze dając szanse pracownikowi być bardziej efektywnym, no ale skoro nie chce…
Jak widzisz, to podejście generowało tyle problemów, że odkładanie na później przychodzi jeszcze łatwiej, bo nie dość, że sam projekt jest duży, to robi się jeszcze większy ze względu na przygotowania do niego. Paranoja…
Z tego dokładnie powodu omijam wszystkie poradniki o zarządzaniu czasem i kończeniu projektów, bo zwykle są pełne pomysłów jak jeszcze bardziej utrudnić sobie życie, ewentualnie i paradoksalnie ułatwić sobie prokrastynację. Dziękuję, ale nie.
Mam dużo projektów, jeszcze więcej pomysłów, a czasu mam tyle samo każdego dnia. Tak, oczywiście mogę wstawać codziennie np. o 5:00 i (przeczytałem to u jakiegoś kołcza) w ciągu 10 lat zyskać dodatkowy kwartał czy coś takiego, ale to jest tak samo jak dietą głodówką – owszem w krótkim terminie pewnie schudniesz, ale ile tak wytrzymasz?
Pewnego dnia miałem do zrobienia jakąś analizę dla klienta, w każdym razie na ten dzień sobie to zaplanowałem i oczywiście miałem kilka pokus, żeby zrobić to później, bo projekt jednak wymagał przynajmniej kilku godzin pracy. Pomyślałem, że zrobię tego dnia tylko część, a resztę zrobię w ciągu następnych dni. Jak postanowiłem tak zrobiłem, tylko z ta małą różnicą, że następnego dnia mogłem zająć się już czymś innym, bo projekt analizę zrobiłem do końca.
Skończyłem i uczuciu radości i dumy towarzyszyły słowa legendarnej już pieśni naszego dobra narodowego, najwybitniejszego polskiego artysty wszechczasów, które brzmią: Jak do tego doszło?
Otóż doszło do tego w najbardziej naturalny sposób. Po pierwsze podzieliłem duży projekt na mniejsze podprojekty. Po drugie po prostu zacząłem działać i zanim się obejrzałem, projekt był skończony. To podsunęło mi pewien pomysł – a może tak robić częściej?
No i okazało się, że to najlepszy sposób na prokrastynację i nie wygląda na to, żebym mógł znaleźć lepszy.
Kiedy mam do zrobienia jakikolwiek projekt, a już szczególnie jeśli jest to coś większego, to zwieram sam ze sobą układ, że zrobię dziś pewną część. Jeśli jest to np. analiza dla klienta, to zbieram dane i zaczynam tworzyć wnioski wstępne. Jeśli to np. strona dla klienta, to ustalam sobie że zajmuję się np. tylko frontem. Jeśli to prezentacja, to zakładam że zrobię jej szkielet, żeby później wypełnić ją danymi i ciekawostkami, które publiczność zawsze lubi najbardziej ? Jeśli to artykuł to podobnie jak z prezentacją – zakładam, ze zrobię szkic i napisze lead. Itd. I na koniec ustalam sobie, że po skończeniu tej małej części dam sobie jakąś nagrodę – cokolwiek na co miałbym ochotę – zjedzenie czegoś słodkiego (od czasu do czasu można), obejrzenie odcinka serialu, poleżenie na kanapie, poczytanie książki (to bardzo dobra nagroda, bo łączy przyjemne z pożytecznym), pogranie w grę (oczywiście najlepiej robić to w Sylwestra, wiadomo), itd. W sumie fajny deal – ustal że zrobisz mało i dasz sobie za to nagrodę.
I wiesz co?
W 90% przypadków (te 10% to naprawdę ogromne projekty, które nawet takiemu zdolnemu procesorowi jak ja zajmują więcej czasu) kiedy już zaczynam coś zrobić, to po prostu kończę. Zaczynam, łapię rytm i nie mogę przestać. I nie przeszkadza mi ani włączony Facebook, ani pojawiające się maile, ani nic innego. Po prostu robię to co mam zrobić, nie myśląc ani przez chwilę, że „to taki duży projekt”, że „zajmie mi tak dużo czasu”, itd. W sumie w ogóle nie myślę o projekcie, tylko wyłącznie o tym co robię w tej chwili – tym jednym slajdzie w prezentacji, tych konkretnych danych z konkretnego okresu wyciągniętych z Google Analytics, tej konkretnej kampanii mailingowej czy w końcu tym konkretnym zdaniu, które piszę.
Jeśli masz więc projekt do zrobienia i jesteś tez podatna na odkładanie na później (a kto nie jest?) to zrób mały test – ustal sam(a) ze sobą, że teraz zrobisz tylko małą jego część i zacznij od razu to robić. W najgorszym wypadku zrobisz tylko tą małą część, a to już i tak znacznie więcej niż gdybyś odłożył(a) wszystko na później. Ale całkiem prawdopodobne, że zrobisz znacznie więcej niż założyłaś. Założysz się? ?
I tu wspomnę również o odchudzaniu. Wielokrotnie co prawda o tym już pisałem, ale w kontekście tego tekstu wybrzmi to najlepiej. Kiedy idziesz do dietetyka i słyszysz, że Twój nowy plan żywieniowy sprawi, że będziesz tracić np. 2 kg miesięcznie to co sobie myślisz?
Tylko 2 kg? Kiedy ja chcesz schudnąć 20? To bez sensu. Ale kiedy przestaniesz myśleć o tych 20 kg i skoncentrujesz się tylko na najbliższej perspektywie 2 kg i nagrodzie za osiągnięcie celu, sytuacja zmieni się diametralnie. Po pierwszych 2 kg pojawi się satysfakcja i chęć osiągnięcia kolejnych 2 (czyli w sumie już 4 a to już większy konkret) i kolejnej nagrody. I tak krok po kroku, bez większych problemów minie 10 miesięcy a Twoja waga wskaże -20 kg. Jak Ci się podoba taka perspektywa?
I wiesz co, w sumie nie namawiam Cię do całkowitego zrezygnowania z odkładania na później, a nawet bardzo zachęcam Cię do tego. Tak, zachęcam! Odłóż na później osiągnięcie dużego celu na później, a skup się na mniejszym i ustal sobie nagrodę za zrealizowanie celu (małą za mały cel i dużą za duży). I sam(a) zobaczysz co się stanie.
Dokładnie tak powstał ten artykuł, który miałem opublikować kiedy indziej, ale kiedy już zacząłem go pisać, to nie mogłem przestać i napisał się niemal sam do końca. A teraz skoro mam czas dla siebie, przeznaczę go na coś miłego. Np. napisanie kolejnego tekstu, bo mam pewien pomysł…
Zdjęcie: Pedro da Silva
